POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - “CICLO VOKLO” (V2)
Fecha de Entrada en Vigor: Junio, 2026
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes en la República de Colombia, los suscritos LUIS ALBERTO MONTOYA VEGA (identificado con C.C. 1.113.636.039 de Palmira) y JHON SEBASTIAN GARCÍA IZQUIERDO (identificado con C.C. C.C. 1.005.976.753 de Palmira), operadores actuales de la plataforma tecnológica Ciclo Voklo, adoptan la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para garantizar el correcto manejo, privacidad y protección de la información de los titulares.
CAPÍTULO PRIMERO: IDENTIFICACIÓN Y TRANSICIÓN CORPORATIVA
1.1. Identificación del Responsable / Encargado: De manera transitoria, los responsables directos del tratamiento de los datos recolectados en virtud del funcionamiento de la plataforma son las personas naturales antes mencionadas, domiciliadas para efectos legales en la ciudad de Palmira, Valle del Cauca, Colombia. Correo electrónico de atención: voklosas@gmail.com.
1.2. Cláusula de Transición Corporativa: Los titulares de los datos aceptan y conocen que una vez se formalice e inscriba ante la Cámara de Comercio la sociedad comercial denominada VOKLO S.A.S., esta asumirá de pleno derecho el rol de Responsable y/o Encargado de las bases de datos y de la presente política, subrogándose en todos los derechos y obligaciones aquí previstos.
CAPÍTULO SEGUNDO: CLASIFICACIÓN DE ROLES (DOBLE CALIDAD)
Para garantizar la transparencia ante las autoridades y los usuarios, la plataforma opera bajo dos modalidades legales distintas de tratamiento de datos:
- Voklo como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Aplica respecto de los datos personales recopilados de nuestros Clientes Directos (empresas contratantes, sus representantes legales, personal de recursos humanos, contactos comerciales y administrativos). Voklo decide sobre los fines de esta base de datos.
- Voklo como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Aplica respecto de los datos personales de los Usuarios Evaluados (Empleados o Candidatos). La empresa cliente es la “Responsable” de dichos datos (quien decide evaluarlos y cargarlos en el sistema) y está obligada a obtener su autorización previa. Voklo procesa dicha información siguiendo estrictamente las instrucciones del servicio SaaS contratado.
CAPÍTULO TERCERO: TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y BIOMÉTRICOS
En atención al Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se informa explícitamente a los titulares que el funcionamiento y la interacción con Ciclo Voklo involucran el tratamiento de ciertos Datos Sensibles (Biométricos):
- Para los Usuarios Evaluados (Candidatos/Empleados): La grabación de video y audio en el desarrollo de sus cuestionarios técnicos. La voz y la imagen del rostro constituyen datos biométricos sensibles.
- Para los Clientes Directos (Representantes/Contacto): Los mensajes de audio enviados por voz o videos explicativos/tours corporativos provistos voluntariamente durante las fases de soporte, onboarding o configuración con el equipo del PROVEEDOR.
Condiciones Especiales de Tratamiento: El otorgamiento del consentimiento es completamente facultativo. No obstante, al tratarse de un requisito técnico indispensable para la operación o la configuración personalizada de la Plataforma, la negativa a autorizarlos impedirá la correcta ejecución del servicio.
CAPÍTULO CUARTO: FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los datos personales e información recolectada serán tratados de acuerdo con las siguientes finalidades específicas:
| Grupo de Titulares | Finalidades Autorizadas |
|---|---|
| Clientes Directos (Empresas y Aliados) | a) Gestión de la relación comercial, contractual, cobro de suscripciones y soporte técnico. b) Análisis y procesamiento de grabaciones de voz, videos de recorridos corporativos y chats enviados al equipo de Voklo con el fin de realizar el onboarding, diagnosticar flujos de trabajo y parametrizar la Plataforma. c) Envío de actualizaciones del software, cambios en los términos y alertas críticas del sistema. d) Análisis estadístico agregado del uso de herramientas tecnológicas para mejora del software. |
| Usuarios Evaluados (Empleados y Candidatos) | a) Captura de respuestas escritas y audiovisuales (imagen y voz) a través de los cuestionarios de la Plataforma. b) Procesamiento algorítmico automatizado y análisis de competencias, métricas de habilidades y procesos post-contratación. c) Generación y entrega de informes analíticos de resultados detallados en favor exclusivo de la empresa Cliente (empleadora o contratante). d) Transmisión técnica de datos de video hacia la API de almacenamiento de YouTube bajo las credenciales del Cliente. |
CAPÍTULO QUINTO: INFRAESTRUCTURA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
5.1. Almacenamiento en Google Cloud Platform (GCP): El Titular autoriza expresamente que las bases de datos, perfiles analíticos e información de configuración sean almacenados en el servicio de bases de datos Firestore administrado por la compañía multinacional Google LLC, cuyos servidores asignados se localizan en la región geográfica us-central1 (Estados Unidos). Lo anterior constituye una **Transmisión Internacional de Datos Personales**, la cual se ejecuta garantizando los principios de seguridad, confidencialidad y bajo contratos que aseguran un nivel idóneo de protección de datos.
5.2. Almacenamiento en YouTube: De igual manera, se configura una transmisión técnica necesaria para la operación con **YouTube (Google LLC)**. Los videos capturados de los candidatos se transmiten por medio de APIs y se almacenan en la infraestructura de YouTube bajo la administración exclusiva de la cuenta configurada por el Cliente, rigiéndose por las Políticas de Privacidad de Google.
CAPÍTULO SEXTO: DERECHOS DE LOS TITULARES (HABEAS DATA)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Voklo en su calidad de Responsable o Encargado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicho requisito.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
CAPÍTULO SÉPTIMO: CANALES Y PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Para el ejercicio de los derechos de Habeas Data, el titular o sus causahabientes podrán radicar sus solicitudes a través del correo electrónico institucional: voklosas@gmail.com.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, prorrogables por cinco (5) días más. Los reclamos (solicitudes de corrección, actualización o supresión) serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles, de acuerdo con los términos de ley.